۴ روش برای کار بیشتر با زمان کمتر
آماندا ایمبر
۵ فوریه ۲۰۲۱
مرجع:hbr.org
خلاصه: ۱۲ ساعت در روز کار می‌کنید اما باز هم کارهایتان تمام نمی‌شود؟ روزهای خود را صرف تلاش برای انجام دادن کارهایی که در لیست کاری خود نوشته‌اید می کنید و هنوز هم احساس می کنید که به اندازه کافی عمل نکرده اید ، یا بدتر از آن ، بی‌نتیجه بوده است.اما چگونه می‌توانیم کمتر کار کنیم و بیشتر نتیجه بگیریم،به روش‌هایی که به شما خواهیم گفت …..
یک حقیقت بامزه این است که ۹۶ درصد از مردم در همان یک ساعتِ اول بیدار شدن تلفن همراه‌شان را چک می‌کنند (نکته شگفت‌انگیز این است که ۶۱ درصد آنها در همان ۵ دقیقه اول بعد از بیداری به سراغ گوشی‌شان می‌روند.)
اگرچه سراغ موبایل رفتن به محض باز کردن چشم‌ها در اول صبح به نظر بی‌ضرر می‌آید، اما ما را به سمت «واکنشی» رفتار کردن در روز هدایت می‌کند.
درباره‌اش فکر کنید.
اگر اولین کاری که بعد از بیرون آمدن از رختخواب انجام می‌دهید چک کردن ایمیل‌ها و خواندن متن‌های ارسالی باشد در اصل خودتان را در اولویت دوم قرار داده‌اید. چه خبر خوب یا خبر بدی باشد چه منتظرش باشید یا نباشید، شما با این کار به دیگران اجازه می‌دهید حال روز شما را تنظیم کنند.
اکثریت مقصریم، و این مستقیماً روی بهره‌وری ما تأثیر می‌گذارد.
من روی این قضیه خیلی فکر کردم:چگونه می‌توانیم بهره‌وری‌مان را بالا ببریم با روش‌هایی که به نظر می‌آید قابل کنترل و مناسب باشند. پس از گذشت ۳ سال که با افراد زیادی در عموم رشته‌ها مصاحبه کردم ،از انتشارات گرفته تا صنعت سرگرمی، تا سر در بیاورم که برنامه روزمان را چگونه می‌توانیم بریزیم که بیشترین خروجی را داشته باشیم.
در تمام این گفت و گوها من بارها شنیدم : به اولویت‌های دیگران اجازه ندهید قسمتی از روزتان را تعیین کنند. به جای آن، شما باید از چگونه از بیدار شدن خود از خواب برنامه داشته باشید، روزتان را سازماندهی کنید و کارهایتان را با برنامه زمانی پیش ببرید.
اینجا ۴ روشی که از افراد بسیار موفق یاد گرفته‌ام که بسیار به درد من خورده است را آورده‌ام، امیدوارم برای شما هم مفید باشد.
- کارهای مهم‌تان را با ساعت بدنتان تنظیم کنید
ساعت بدن به چرخه طبیعی خواب و بیداری در ۲۴ ساعت روز برمی‌گردد که همه ما آن را تجربه کرده‌ایم . هرکس ساعت بدن منحصر به فرد خودش را دارد که ساعت پرانرژی بودن و بی انرژی بودن او را در طول روز نشان می‌دهد.
۱۰ درصد از افراد اصطلاحاً مثل چکاوک هستند یعنی در ابتدای صبح پرانرژی هستند. ۲۰ درصد از افراد در آنطرف طیف مانند جغد هستند یعنی بهترین زمان کاریشان شب است. اغلب ما در زمانی ما بین این طیف هستیم و بیشترین هوشیاریمان را در زمان قبل از ظهر است و یک افت انرژی بعد از ناهار داریم و دومین افت در آخر بعدازظهر است.
دان پینک نویسنده کتاب« کِی؟ رازهای علمی زمانبندی درست» می گوید با توجه داشتن به ساعت بدن و تنظیم کردن کارهایمان در زمان اوج انرژی می توانیم کارهای بیشتر را در زمان کمتر انجام دهیم.
پینک می‌گوید «روزهایی که می‌خواهم بنویسم برنامه‌ریزی می‌کنم که این کار را صبح انجام دهم چون صبح‌ها بیشترین هوشیاری را دارم» برای خودم یک کلمه شمار تنظیم می کنم و تلفن همراه‌ام را به دفتر کارم نمی‌برم و ایمیلم را چک نمی‌کنم .وقتی کار نوشتنم تمام شد به سراغ کارهای دیگر می‌روم. پینک از تمام مزایای پرانرژی بودنش بعد از بیدار شدن از خواب با انجام دادن کارهای عمیق و باتمرکز بالا در صبح‌ها استفاده می‌کند و از هر گونه عامل حواس پرسی اجتناب می‌کند.
بعداز ظهر که افت انرژی دارد دست به کارهای آسانتر می‌زند.او می‌گوید «من آن زمان را به جواب دادن ایمیل‌ها و مرتب کردن کاغذها و اسکن کردن می‌پردازم» «در زمان دومین افت انرژی حدود ساعت ۳ یا ۴ بعدازظهر کارهایی می‌کنم که نیاز به تمرکز و هوشیاری صد در صد من ندارد مثل مصاحبه کردن. در این زمان من از لحاظ ذهنی آزادتر ، خلاق‌تر هستم و ذهنم پر از ایده است.»
نکته حرفه‌ای: اگر می‌خواهید روز کاری بهتری داشته باشید باید روز خود را طبق ساعت بدنتان دوباره از نو بسازید. کارهایی که نیاز به قدرت مغزی بیشتری دارد را در زمان پرانرژی بودن خود قرار دهید.
۲. شب قبل برای روزتان برنامه‌ریزی کنید
یک روز پربازده یک دفعه اتفاق نمی‌افتد. آن نیازمند برنامه‌ریزی است. وقتی آن کاری که قصد انجام دادنش را داریم را می نویسیم و درج می‌کنیم که چه زمان و کجا می‌خواهیم آن را انجام دهیم با احتمال بیشتری به اهدافمان خواهیم رسید.
مشاوره بهره‌وری اجرایی، گوگل لورا می مارتین، به من گفت که برنامه هر روزش را شب قبل می‌نویسد. برای شروع، او سه اولویت اصلی‌اش را در قالب برنامه روزانه‌ای که خودش درست کرده یادداشت می‌کند. زیر اولین اولویت می نویسد«تا این کار تمام نشده هر کار دیگری یک حواس‌پرتی محسوب می‌شود حتی اگر فقط چند دقیقه وقت بگیرند» پس این تنها چیزی است که من باید انجام بدهم.
سپس او برای یادداشت کردن برنامه روزانه‌اش در سطح جزئی‌تر، ساعت به ساعت، از قالب مشابهی استفاده می کند.«حتی نوشتن اینکه از ساعت ۷ تا ۸ صبح ورزش می‌کنم احتمال انجام آن را بیشتر می‌کند» مدل مارتین شامل کارهایی که خودش به آنها «کار اسنکی»می‌گوید هم می‌شود ، کارهایی که می‌شود بین دو جلسه کاری انجامش داد و تنها چنند دقیقه وقت می‌گیرد مثل یک تماس تلفنی یا جواب دادن به ایمیل‌ها.
نکته حرفه‌ای: روزتان را با برنامه‌ریزی دقیق کنترل کنید. سعی کنید مدل برنامه‌ریزی مارتین را برای یک هفته امتحان کنید. بهترین زمان برای برنامه‌ریزی کردن انتهای روز کاری است چون کارهایی که باید فردا انجام بدهید هنوز در ذهنتان تازه هستند.
۳. هر کاری آداب خودش را دارد
اینکه هر کاری را کجا انجام می‌دهید حساب‌شده باشد یکی دیگر از راه‌های است که باید در حین برنامه‌ریزی هر کار به آن توجه کنید، این همان کاری است که استاد دانشگاه جورج تاون و نویسنده «کار عمیق »، کال نیوپورت، انجام می دهد، آگاهانه برای هر کار یک جای مخصوص تعیین کنید.
نیوپورت می‌گوید:«هر وقت می خواهم به اثبات نظری در علوم رایانه بپردازم در تمام پیاده‌روهای شهر راه می‌روم.» اما وقتی می‌خواهم بنویسم من را در جایی کاملاً متفاوت خواهید یافت. در خانه یک میز کتابخانه سفارشی دارم که یادآور میزهای کتابخانه دانشگاهی است که من در دوران کارشناسی در آنجا کار می‌کردم، دارای لامپ‌های کتابخانه فلزی در کنار قفسه های چوبی با رنگ تیره . وقتی آنجا مشغول نگارش هستم تنها یک نور روشن است که روی میز می‌تابد و تنها من هستم و کامپیوتر روبرویم.
کارهایتان را در چند دسته اصلی تقسیم کنید سپس شروع به خلق آدابی مجزا برای هر کدام کنید. این آداب می‌تواند شامل جایی باشد که شما برای انجام آن کار می‌روید یا ساعت مخصوصی از روز باشد که شما به آن کار اختصاص می‌دهید.مثلاً ممکن است وقتی دارید ایمیل‌هایتان را چک می‌کنید دوست داشته‌باشید که در ایوان پر از آفتاب خانه‌تان بنشینید در حالیکه وقتی در حال یک تماس تصویری با اسکایپ هستید در اتاق خواب آرامتان باشید.
نکته حرفه‌ای: این آداب را حداقل برای دو هفته تمرین کنید.ورود به یک جریان زمان‌بر است اما وقتی انجامش بدهید با هر چه تمرین بیشتر، آسانتر می‌شود و سریعتر اتفاق می‌افتد. ذهن شما شروع به ساختن سرنخ‌های مربوط به هم می کند، مثلاً مکان و ساعت روز را با آن کار به‌خصوصی که درآنجا و درآن زمان انجام می‌دهید ربط می‌دهد.
۴. ۱۰۰ درصد روزتان را برنامه‌ریزی نکنید
پنداشتن اینکه آدم‌های موفق تمام روزشان را با یک برنامه‌ریزی خشک پر کرده باشند خیلی دور از ذهن نیست اما اغلب افرادی که با آنها صحبت می‌کردم دقیقاً برعکس این را می‌گفتند.
دارن مورف، مدیرعامل گیت لب، به من گفت «اگر تمام ساعت‌های روزت را برنامه‌ریزی کنی دست به کار خیلی پرمخاطره‌ای زده‌ای.»
«اگر تمام روزت را با جلسات کاری پشت سر هم پر کنی در واقع هیچ جای خالی برای زندگی واقعی خودت جا نگذاشتی. به عنوان نمونه وقتی تمام دقایق روزتان برنامه‌ریزی شده باشد و ناگهان انگشت شصت فرزندتان صدمه ببیند و فقط ۸ دقیقه زمان نیاز داشته باشید تا به آن رسیدگی کنید، همین قضیه کوچک باعث اتفاقی فاجعه‌بار بر روی سلامت روان خودتان و برنامه زمانی زندگی دیگران می‌شود.»
وقتی هیچ زمان خالی در تقویم‌ا‌ت نمی‌گذاری یعنی جای کمی برای مکالمات یک‌دفعه‌ای یا لحاظات خلاقانه و الهام‌بخش گذاشته‌ای.
نکته حرفه‌ای: روز صد در صد برنامه‌ریزی شده به شما حس منفی از کارایی می‌دهد. اگر تقویم کاری شما پر است زمانی را برای اینکه هیچ کاری نکنید اختصاص دهید. این زمان می تواند یک ضربه گیر در مقابل کارهایی که طولانی تر از زمان واقعی‌اش می شود یا کارهای غیرمنتظره که در طول روز پیدا می‌شوند باشد. یا حتی برای یک خودانگیختگی برنامه‌ریزی شده می تواند استفاده شود – زمانی برای ایده‌های غیرمنتظره که ناگهان به ذهن ما می‌رسد.
بهره‌وری این نیست که چند ساعت کار می‌کنید یا تعداد کارهایی که شما از لیست کاریتان انجام داده‌اید خط می‌زنید چند تا است. بلکه آن چیزی است که در انجام کارها به روش و زمان کارآمد نیاز دارد . پس برای رسیدن به آن باید روزتان را هدفمند شروع کنید و این ربطی به شانس ندارد . پس برای شروع از نکاتی که در بالا اشاره شد استفاده کنید.