در جلساتِ مجازی جایی برای «صحبت‌های‌دوستانه» باز کنید
۱۸ فوریه ۲۰۲۱
باب فرlیش /کری گرین
مرجع: hbr.org
خلاصه: پیش از شیوع بیماری کووید- ۱۹، مدیران این شانس را داشتند که قبل شروع جلسه با همکارانشان در حالیکه قهوه می‌نوشند، گفت و گویی داشته باشند.اما الان وقتی پنجره های شرکت کنندگان روی صفحه ظاهر می شود ، فقط سر موضوع اصلی صحبت میکنند و صحبت دیگری نمی کنند.
شاید این اعتراف غیرمعمولی از یک مدیرعامل باشد اما جورج می‌گوید: «در آخرین جلسه ای که با کارمندانم داشتم تقریباً ۴۰ درصد از زمان مان را صرف صحبت کردن دربارۀ هیچی کردیم» اگرچه همیشه بین زمان صرف شده برای اصل موضوع جلسه و زمان برای حال و احوال کردن کشمکش وجود داشته است اما در جلسات بعدی به یک نقطه تعادل می رسیدند که این تعادل را زوم یا هر پلتفرم دیگری که الان برای ملاقاتهای مجازی ما را ساخته شده است به هم زده است.
به نظر می آید که فقدان صحبت‌های دوستانه نه تنها برای جورج بلکه برای خیلی از مدیران چالش برانگیز شده است که ما برای آن دو دلیل را شناسایی کرده ایم:
دیگر زمان دور هم جمع شدن وجود ندارد. پیش از کووید- ۱۹ مدیران اغلب این فرصت را داشتند که قبل از شروع جلسه یک قهوه‌ای با هم بخورند. حتی سر میز گروه‌های دونفره یا چند نفره می شدند، صحبتشان طول می‌کشید و شاید به گروه‌های بزرگتر هم سرایت می کردند قبل از اینکه جلسه به سمت کسب و کار برود.
ولی امروزه وقتی پنجره های شرکت کنندگان روی صفحه ظاهر می شود یا همه با هم سر موضوع اصلی حرف می زنند یا کسی حرف نمی زند . به نظر می رسد آداب و رسوم زوم اینگونه است که یا طبق ساعت برنامه زمانی یا اینکه بعد از اینکه شرکت کنندگان ثبت نام میکنند باز می‌شود. اما بهترین فرصت برای یک گروه که بتواند «نفسی بکشد» بدون اینکه به زمان جلسه لطمه بزند، زمان‌های قبل از شروع جلسه است که الان از بین رفته است.
خستگی از زوم عمومیت پیدا کرده است.هم جورج و هم رز هر دو از کار و موفقیت گروهشان در سازگار شدن با این شرایط شروع بیماری کووید – ۱۹ راضی هستند. اما مثل هر کس دیگری از تماس های طولانی، پشت سر هم و صبح تا شبی خسته شده‌اند.
تعداد زیادی از مدیران خودشان را قبل از پایان یافتن روزِ کاری بی انرژی می بینند. نباید جای تعجب باشد که کش دادن غیرضروری یک تماس می‌تواند برای این افراد آزاردهنده باشد، به خصوص وقتی می‌توانند بعد از آن جلسه با دیگران وقت بگذرانند، که یک ضرورت تام برای توازن کار-زندگی است.
وقت گذاشتن برای خوش و بش و احوال پرسی مهم است. جورج واقعاً معتقد است ادامه عملکرد عالی تیمش بستگی به مراقبت و رشد فرهنگی دارد که او از چند سال قبل در شرکت و در میان اعضای تیمش کم کم تزریق کرده بود. مسئله مهم برای جورج خلق، مراقبت و عمیق کردن روابط اعضای گروه است. او می‌داند که فرآیند جذب عضو جدید در واقع به چیزی بیش از جلسات توجیهی نیاز دارد. این شامل شناختن اعضای دیگر به عنوان انسان نیز هست.
برای جورج آن لحظات در حین و یا بعد از گفت‌و‌گوهای بدون ساختار شکل می‌گیرد. «دور هم نشینی» یک فضیلت است .در این اختلاط کردن ها است که گفت و گو بر سر موضوعات جنبی آدم ها را سرحال می کند و رفاه را بهبود می دهد. این یکی از روش های تقویت و عمیق تر کردن روابط است که برای ساخت عملکرد بالای تیمی حیاتی است.
چگونه می توانید «صحبت های دوستانه» را در جلسات خود دوباره معرفی کنید
در حالیکه ما نمی توانیم مشکل پیدا کردن یک جایگزین مجازی برای گلف بازی کردن، قایقرانی در یک بعدازظهر، یا یک میهمانی شام را حل کنیم اما ما چند روش برای کمک به بازگرداندن این جزء مهم جلسات شما پیدا کرده ایم.
۱٫ گپ دوستانه را به عنوان یک مورد اصلی در دستور کار قرار دهید ، نه به عنوان یک مورد اضافی.
وقتی جورج اجازه داد که زمان زیادی از جلسه‌اش را به صحبت کردن درباره هیچ چیز اختصاص یابد واقعاً هیچ برنامه‌ای نداشت. آن خودش اتفاق افتاد و حقیقت این بود که خودجوش بود در حالیکه برای جورج بسیار انرژی زا و لذت بخش بود و تبدیل به یک کار اجباری برای رز و دیگران شد.
اگر جورج این کار را دوباره انجام دهد، باید به اعضای تیمش بگوید که می خواهد بخشی از جلسات مجازی را به تعاملات شخصی و غیررسمی بیشتر اختصاص بدهد. درحالیکه کمی متناقض به نظر می‌رسد که برای یک کار غیررسمی و خودجوش برنامه‌ریزی زمانی بکنیم اما گفتن انتظارات و مرزبندی کردن آن باعث می‌شود گروه راحت تر تغییر را بپذیرد.
۲٫ کاری کنید که در شروع جلسه یخ همه آب شود و همه پذیرفته شوند
در ابتدای جلسه کم زمانبرترین راه برای ارتباط دادن اعضای گروه انجام دادن یک فعالیت یا یک کاری است که به اصطلاح یخ همه آب شود. سالها به اعضای گروه که در جلسات منظم دائمی شرکت می‌کردند مثل جلسات هفتگی کارمندان جورج معمولاً از اینکه کاری بکنند که فضا گرم و صمیمی شود منع می‌شدند چون آن را یک کار غیر ضروری می‌دیدند.
اما در دنیای مجازی، جلسات را با یک فضای گرم و صمیمی شروع کردن اولین قدم برای دوباره احیاء «خوش و بش» کردن های کوتاه است.
مثلاً یک نفر از هر فرد بخواهد که یک دقیقه وقت بگذارد و آنچه را که در زندگی اش اتفاق افتاده است ، چه از نظر حرفه ای و چه شخصی ، با دیگران در میان بگذارد. اول یک نفرداوطلب شد و با لحن و صدق خودش برای این تمرین مدل شد، او گفت یکی از عزیزانش بیمار است و این بر روی او تأثیر گذاشته است. دیگران نیز این کار را دنبال کردند و بلافاصله گروه احساس راحتی و ارتباط بیشتری با یکدیگر کرد.
یک پیشنهاد دیگر این است که به شروع جلسات قدری طنز اضافه کنیم. مثلاً مدیرعامل از اعضاء تیمش می‌خواهد که همه عکس کودکی خودشان را برای او بفرستند. او در ابتدای هر جلسه عکس کودکی یک نفر را نشان می دهد و از بقیه همگروهی‌ها می پرسد که حدس بزنند که برای چه کسی است. این معمولاً منجر به خنده و تعریف کردن خاطره های خوب می شود – نتایجی بسیار خوب از یک سرمایه گذاری چند دقیقه‌ای.
۳٫ موضوعات دستور جلسه‌تان را از ایده‌های اعضاء بگیرید
تیم خود را روی سطح یک زمین بازی قرار دهید. به طور اتفاقی یک موضوع بحث را که اغلب آدم‌ها درباره‌اش ایده و نظر دارند را وسط بکشید ،می‌توانید از رأی گیری برای انتخاب موضوع هم استفاده کنید.
جورج باید به جای «گفتگو بر سر هیچ چیز» به موضوعاتی که اعضاء گروه جمع‌آوری کرده اند یا در طوفان‌های ذهنی مطرح شده‌اند بپردازد.
۴٫ برای آخر جلسه زمان خالی (برنامه‌ریزی نشده) در نظر بگیرید
راه دیگر ایجاد فرصت برای یک گفت و گوی غیر رسمی با در نظر گرفتن نگرانی رز درباره کارایی خیلی ساده است:انتخاب را به عهده هر شرکت کننده بگذاریم.
اگر رز از قبل بداند که جورج ۱۵-۲۰ دقیقه آخر پایان جلسه بعدی را به گفت و گوی دوستانه اختصاص داده است می تواند با خودش تصمیم بگیرد که آیا شرکت بکند یا خیر. بر خلاف آن، وقتی گپ دوستانه در ابتدای جلسه باشد رز دیگر احساس غافلگیر شدن یا گیر افتادن دریک تماس بدون هدف نمی کند که معلوم نیست چقدر طول بکشد تا به مسائل کاری برگردد. اگر او می خواهد برود فقط لازم است که برود. و جورج می تواند امیدوار باشد که گروه صمیمی تری خواهد داشت اگر هر کسی بداند می تواند از گفت و گو هر وقت می‌خواهد خارج شود.
صحبت دوستانه مسئله‌ای بسیار مهم است و این همان قطعۀ گمشدۀ فرهنگ تیمی در دنیای مجازی است.